e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş nasıl belirleniyor?
e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına geçiş, mükellefin tercihine bırakılmış bir konu değil; belirli koşullar gerçekleştiğinde zorunluluk doğar. Zorunluluk doğduğu hâlde geçiş yapılmaması, düzenlenen belgelerin hiç düzenlenmemiş sayılması gibi ağır sonuçlara yol açabilir.
Kapsama iki yoldan giriliyor
Ciro haddi. Bir önceki hesap döneminin brüt satış hasılatı tebliğle belirlenen haddi aşan mükellefler kapsama girer. Had her yıl yeniden belirlenir ve genel eğilim aşağı yönlüdür — yani her yıl daha küçük işletmeler kapsama dâhil olur.
Faaliyet konusu. Cirodan bağımsız olarak, belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler doğrudan kapsama alınır. İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapanlar, aracı hizmet sağlayıcıları, akaryakıt, sebze ve meyve ticareti gibi alanlar bu gruptadır.
Zamanlama mantığı
Kritik nokta şu: haddin aşıldığı yıl değil, izleyen yıl geçilir. Genel kural olarak, hasılatı haddi aşan mükellef izleyen hesap döneminin yedinci ayının başından itibaren e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Yani 2026 cirosuyla haddi aşan bir işletme, 2027 Temmuz başında kapsama girer.
Bu, geçiş için yaklaşık altı aylık bir hazırlık penceresi bırakır. Bu pencerenin kaçırılması, geçiş tarihinden itibaren düzenlenen her belgeyi riskli hâle getirir.
e-Fatura ile e-Arşiv farkı
- e-Fatura, alıcısı da e-Fatura kullanıcısı olan mükelleflere düzenlenir. Belge, alıcının sistemine GİB üzerinden ulaşır.
- e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayanlara (nihai tüketiciler ve kapsam dışı mükellefler) düzenlenir.
e-Fatura kapsamındaki bir mükellef, her iki belgeyi de düzenleyebilecek durumda olmalıdır. Alıcının kapsamda olup olmadığı, düzenleme anında GİB mükellef listesinden kontrol edilir.
Geçiş adımları
- Kapsam kontrolü. Ciro ve faaliyet konusu üzerinden hangi uygulamaya ne zaman girileceği belirlenir.
- Mali mühür veya e-imza. Tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için nitelikli elektronik sertifika temin edilir. Temin süresi birkaç haftayı bulabildiğinden erken başlanır.
- Yöntem seçimi. GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yollarından biri seçilir. Belge adedi ve mevcut satış programınızın yapısı bu seçimi belirler.
- Başvuru ve test. Başvuru yapılır, ilk belgeler test edilir.
Kâğıt fatura düzenlenirse
Kapsama girdikten sonra kâğıt fatura düzenlenmesi, belgenin hiç düzenlenmemiş sayılması sonucunu doğurabilir. Bu durumda hem düzenleyen hem de belgeyi kullanan taraf için özel usulsüzlük cezası gündeme gelir. Ayrıca alıcı açısından KDV indiriminin reddi riski doğar.
e-Defter ayrı bir başlık
e-Fatura kapsamına girmek, çoğu durumda e-Defter zorunluluğunu da beraberinde getirir. e-Defter’de beratların belirlenen sürelerde yüklenmesi gerekir; gecikme ayrıca özel usulsüzlük cezası doğurur. Bu iki süreç birlikte planlanır.
Bu yazı genel bilgilendirme amacı taşır. Ciro hadleri, geçiş tarihleri ve kapsama alınan sektörler tebliğlerle değişmektedir; kendi durumunuz için güncel haddin ve takvimin ayrıca kontrol edilmesi gerekir.